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비즈니스 매너의 완성!
호감가는 업무 메일을 위한 필수 팁 52015/12/02by 현대모비스

회사에서 사랑 받는 직장인이 되기 위한 기본적인 업무 상식,
현대모비스가 이메일 작성의 핵심 포인트를 콕콕 짚어드릴게요

업무 메일, 어떻게 쓰면 좋을까요?
l 업무 메일, 어떻게 쓰면 좋을까요?



미국 직장인을 대상으로 한 설문조사 결과에 따르면, 직장인 한 명이 일주일 동안 받는 이메일 개수는 304개라고 합니다. 2분에 한 번 꼴로 이메일을 확인하는 셈인데요. 미국뿐만 아니라 한국 직장인에게도 이메일은 중요한 업무 의사소통 수단이죠. 같은 말이라도 더 센스 있게, 더 인상적으로 쓰는 법을 현대모비스가 알려드립니다.



제목은 본문을 함축해서 간단하게

본문 내용이 함축되어 있으면 나중에 해당 메일을 찾아볼 때도 편해요
l 본문 내용이 함축되어 있으면 나중에 해당 메일을 찾아볼 때도 편해요

직장인은 하루에 많게는 수십통의 메일을 주고 받기 때문에, 리스트 속에서 한눈에 알아볼 수 있는 제목을 작성해 메일을 보내주는 것이 중요합니다. ‘안녕하세요?’, ‘메일 드립니다’와 같은 평범한 제목의 메일은 스팸 메일로 오해해 휴지통에 버려질 위험이 있어요. 따라서 제목만 봐도 메일 내용을 짐작할 수 있도록, 간결하면서도 핵심 내용은 다 들어있는 제목을 쓰는 게 가장 바람직하죠. 최악의 제목은 바로 ‘제목 없음’. 메일 전체가 성의 없어 보일 수 있어요.



본문은 결론부터 읽기 쉽게

지금은 업무 시간! 용건부터 빨리 말해주세요
l 지금은 업무 시간! 용건부터 빨리 말해주세요

메일 본문의 시작은 간단한 인사와 자기소개가 좋습니다. ‘안녕하세요’ 같은 가벼운 인사와 함께 보내는 사람의 이름과 소속 등을 밝히는 거죠. 그리고 바로 결론부터 메일을 작성하세요. 바쁜 일과를 보내는 직장인에게는 중요한 부분을 딱 짚어주는 짧은 메일이 효과적이니까요.

본문을 적을 때는 문장을 너무 길지 않게 쓰는 것이 좋으며, 단락 사이에 빈 줄을 넣거나 전달하려는 항목 앞에 ‘▲’나 ‘◆’와 같은 기호를 붙여 한눈에 알아보기 쉽게 하는 것도 좋은 방법입니다. 결론에 대해 다 이야기한 후에는 한두 줄 정도의 행간을 둔 후, 설명과 데이터 등을 덧붙여 참고할 수 있도록 합니다. 만약 본문이 너무 길어질 경우에는 첨부 파일 등을 활용하세요.



인터넷 용어나 은어는 절대 금물

진지하지 못한 사람이라는 인상을 줄 수도 있답니다
l 진지하지 못한 사람이라는 인상을 줄 수도 있답니다

업무 메일은 자신의 얼굴을 드러내는 것과 같습니다. 사소한 차이가 본인의 인상에 영향을 미치기도 하죠. 우선 이메일을 받는 사람의 성향에 따라 다르기는 하지만, 업무 메일에서는 이모티콘이나 인터넷 용어를 쓰지 않는 것이 기본입니다. ‘~하셈’, ‘~용’ 등과 같은 채팅 용어 등은 금물이고요.

‘~한 것 같아요’나 ‘~할 듯해요’ 등과 같은 추측의 말을 ‘~로 파악했습니다’, ‘~할 예정입니다’와 같이 분명한 느낌의 문장으로 바꾸는 습관을 들여보세요. 물론 그렇다고 해서 딱딱하게 메일을 쓰라는 건 아닙니다. 전문가 조언에 따르면, 편지와 전화의 중간 정도 느낌으로 쓰는 것이 좋다고 합니다. 본문은 간략하고 정확하게 쓰되, 첫인사와 마지막 인사는 부드럽고 편안하게 쓰는 것이죠.



첨부파일은 다시 한 번 확인!

첨부파일이 여러 개일 때는 주제별로 압축해서 깔끔하게 보내면 좋아요
l 첨부파일이 여러 개일 때는 주제별로 압축해서 깔끔하게 보내면 좋아요

첨부 파일을 보낼 때는 우선 파일명부터 체크하세요. 예를 들어 사진을 보낼 경우 ‘IMG 0101’처럼 사진 파일명 그대로를 보내기보다는 ‘현대모비스 미르숲_151030’과 같이 어떤 사진인지 알아보기 쉽도록 변경해서 보내는 것이 바람직합니다. 또는 계속해서 파일을 수정하다가 ‘현대모비스 미르숲(진짜 최종)’같은 파일명으로 첨부하는 경우가 있는데, 이 상태로 보내는 것은 완성되지 못한 것을 보내는 느낌을 줄 수 있으므로 유의해야 합니다. 무엇보다도 급하게 메일을 작성하다가 파일을 첨부하지 않고 전송하지 않도록, 메일 내용을 작성하기 전에 파일을 먼저 첨부하는 습관을 들여야 합니다.



마무리는 부담스럽지 않게!

전자서명이 있을 경우, 이미지가 제대로 첨부되어 있는지도 확인하세요
l 전자서명이 있을 경우, 이미지가 제대로 첨부되어 있는지도 확인하세요

메일을 다 작성한 후 마지막에는 보통 ‘000팀 000 드림’ 등과 같이 자신의 소속과 이름을 표기하게 됩니다. 이때 ‘배상’으로 할지, ‘드림’으로 할지 이름을 표기하며 고민하게 되는 경우가 있는데요. ‘배상’은 ‘절을 하며 올린다’는 의미로 예스러운 편지글에서 사연을 다 쓴 후 자신의 이름 다음에 쓰는 말입니다. 극존칭인 ‘배상’보다는 ‘올림’이나 ‘드림’을 사용하는 것이 좋습니다.



정리. 편집실









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