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단순하게, 하지만 놀랍게
Work Simple! Simplification 캠페인2014/12/19by 현대카드

현대카드·현대캐피탈이 올해 벌이고 있는 전사 캠페인 ‘Simplification’을 통해
새롭게 변화하는 기업문화의 모습을 보여주고 있습니다

현대카드· 현대캐피탈에서 제작한 의료비지원 절차 안내 영상 중 한 장면
| 현대카드· 현대캐피탈에서 제작한 의료비지원 절차 안내 영상 중 한 장면



최근 인기리에 방영되고 있는 <미생>에서 신입사원들이 보고서를 작성하는 모습을 보셨습니까. 쓰고, 또 쓰고, 토씨 하나 샅샅이 보고 고치고. 그렇게 완성된 보고서를 검수받고, 또 고치고, 재출하고, 승인이 나기까지 기다립니다. 드라마에서만의 일이 아니라, 실제 회사원들의 모습이기도 하죠. 보고서를 잘 쓰는 것도 좋지만, 보고서를 쓰는 시간을 줄여 업무에 집중하거나 힘든 야근을 줄이는 것이 회사나 직원에게도 더 좋은 일이 아닐까요? 그래서 현대카드· 현대캐피탈이 시도했습니다. ‘Simplification’ 즉 업무의 간소화· 단순화 캠페인을 통해서 말입니다.



Simple, Simple, Simple!

현대카드· 현대캐피탈에서 업무의 비능률적인 부분을 줄이고 순도를 높여 회사 경쟁력을 끌어올리는 ‘단순화(Simplification)’ 캠페인을 진행하고 있습니다. 현대카드· 현대캐피탈의 핵심 경쟁력인 ‘단순함’을 이제 업무에도 적용해, 시스템과 기업문화를 혁신적으로 바꾸겠다는 것입니다. 특히 ‘Simplification’ 캠페인의 여러 과제 중 하나인 ‘Work Simple’의 성과가 크게 나타나고 있습니다. 업무에서 PPT 작업을 지양하는 ZERO PPT 캠페인, 긴 보고서가 아닌 전화나 이메일을 통한 보고 등 전사적인 노력을 통해 직원 1인당 업무 시간이 연간 30시간가량 줄어든 것입니다. 어떻게 이 모든 것이 가능할 수 있었는지, Work Simple의 대표적인 단순화 사례를 살펴보겠습니다.



해외법인과의 이메일 승인 절차 간소화

이메일 승인 절차가 간소화되었습니다
| 이메일 승인 절차가 간소화되었습니다

현대카드· 현대캐피탈에서 미국· 중국· 영국· 캐나다 등 해외법인으로 발송되는 메일이 4,800건입니다. 해외법인과 협업하는 관련 부서만 해도 경영지원, Auto, 리스크, Brand 등 한둘이 아니죠. 이메일 승인 절차가 간소화되면서 해외법인과의 커뮤니케이션이 더욱 수월해지고, 낭비되던 시간과 에너지도 절약할 수 있습니다.

업무협조전 결재 간소화

불필요한 업무협조전이 대부분 사라졌습니다
| 불필요한 업무협조전이 대부분 사라졌습니다

명함 신청, 전산소모품 신청 등 팀장 결재를 거쳐야 했던 10여 종의 업무협조전을 없애고 이를 서비스데스크로 통합· 운영했습니다. 이로써 연간 12만 시간의 리드타임을 단축할 수 있게 됐습니다.


의료비지원 절차 개선

의료비지원 절차가 매우 간단해졌습니다
| 의료비지원 절차가 매우 간단해졌습니다

기존에는 매년 1월마다 의료비 신청을 위해 의료기관의 진료기록을 떼러 다니는 등 서류를 준비해야 했습니다. 하지만 내년부터는 국세청 홈페이지에서 연말정산간소화 자료만 출력해 제출하면 됩니다.



직원이 만들어가는 기업의 DNA

시스템뿐만 아니라 기업문화를 바꾸려는 노력은 회사만이 아니라 직원들 스스로도 움직이게 했습니다. 지난 3월 사내 인트라넷에 마련된 Simplification 코너에는 불과 두 달여 만에 1,300건이 넘는 아이디어가 올라왔습니다. 업무의 효율성과 회사 내 삶의 질을 높일 수 있는 일이기에 많은 임직원이 적극적으로 참여하고 있는 것입니다. 임직원들의 의견을 반영하기 위해 현대카드는 본부마다 전담직원을 지정하고 이들로 구성한 ‘워킹그룹(Working Group)’을 조직했습니다. 이들은 직원의 아이디어 발굴과 취합, 개선방안 마련 등의 일을 주도합니다.

단순화 후 휴가사용율 +11.4% 퇴근시간 -23분

비합리적인 기업문화의 개선에도 Simplification은 공헌하고 있습니다. 현대카드· 현대캐피탈은 상사의 눈치를 보며 퇴근을 못 하거나 휴가를 제대로 사용하지 못하는 사례를 타파하고자 몇 가지 룰을 만들었습니다. 한 달간 야근으로 인한 불만이 가장 많은 본부의 관리자급 직원을 CEO가 퇴근하기 전에는 ‘퇴근불가’ 조치를 내리고, 정기적으로 각 부서의 휴가 사용률을 공개해 50% 미만 부서의 조직장에게는 인센티브 삭감과 같은 페널티를 적용합니다. 만약 휴가 일수를 강압적으로 조정하거나 제재해 옴부즈인 제보가 접수될 경우에는 인사위원회에 회부되는 등 강경한 조치가 내려집니다.



결코 단순하지 않은 ‘Simplification’의 놀라운 성과

‘Simplification’ 캠페인의 성과는 앞으로 더욱더 드러날 것입니다
| ‘Simplification’ 캠페인의 성과는 앞으로 더욱더 드러날 것입니다

‘Simplification’ 캠페인으로 현대카드· 현대캐피탈의 많은 부분이 단순화되었지만, 성과만큼은 절대 단순하지 않습니다. 곳곳에서 가시적인 성과가 드러나고 있습니다. 먼저, 수십 가지에 이르던 문서 양식이 3분의 1 수준으로 줄었고, 관행적으로 주고받던 사내 문서가 상당수 폐지됐습니다. 업무상 리스크가 낮은 항목의 결제 과정도 간소하게 개선되었죠. 사원증 발급 절차, 해외출장 시 노트북 반출 절차 등도 간단해졌습니다. 여러 지점에서 따로 발급받던 서류를 한 곳에서 취합해 효율적으로 발급받을 수 있도록 서류 발급 시스템도 새롭게 마련했습니다.

또, PPT(파워포인트) 작업에 과도하게 시간과 노력이 많이 든다는 직원의 지적과 내부 반성에 따라, 모든 업무에서 PPT 작업을 배제하는 ZERO PPT 캠페인을 벌이고 있습니다. 한시적으로 PPT 사용금지 캠페인을 벌인 이후, 예전에 PPT로 보고하던 것을 지금은 이메일(35%), 구두(19%), 워드· 엑셀(38%)를 이용하게 되었습니다.

현대카드 현대캐피날 Simplification Session 진행 모습
| 현대카드 · 현대캐피탈 Simplification Session 진행 모습

‘단순한 것이 가장 섬세한 것’이라는 말처럼, 단순화된 시스템과 기업문화가 사람들의 라이프스타일에 더욱 섬세하게 작용할 수 있도록 현대카드· 현대캐피탈의 ‘Simplification’ 캠페인은 계속됩니다. 더 많은 직원이 단순하게 일하는 법을 습관화하고 ‘Work-Life Balance’를 누릴 수 있도록 끊임없이 진화할 것입니다. ‘Simplification’을 회사의 DNA로 만드는 현대카드· 현대캐피탈만의 노하우와 끊임없는 시도가 좋은 사례가 될 수 있기를 기대해봅니다. 


 
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