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현대모비스의 사무관리혁신시스템
공유와 협업을 기본으로 한 세 가지 방향2015/10/05by 현대모비스

명색이 스마트시대인데, 일도 스마트하게 해야죠.
업무효율 甲, 현대모비스의 사무관리혁신시스템을 소개합니다!

‘더 빨리, 더 편안하게’ 그 어느 곳보다 빠르고 편안해야 할 곳은 회사가 아닐까요?
l ‘더 빨리, 더 편안하게’ 그 어느 곳보다 빠르고 편안해야 할 곳은 회사가 아닐까요?



사무 환경과 업무 문화를 변화시키는 것은 물론, 업무 속도를 높이기 위해 시작된 현대모비스의 사무관리혁신 시스템. 현대모비스 임직원들의 업무 능력 향상의 기틀이 될 이 시스템을 지금부터 낱낱이 파헤쳐봅니다.



스마트시대, 업무도 스마트하게

현대모비스의 사무관리혁신 시스템은 직원들의 스마트한 업무 환경을 구현하기 위해 구축됐죠
l 현대모비스의 사무관리혁신 시스템은 직원들의 스마트한 업무 환경을 구현하기 위해 구축됐죠

7월 1일부터 시작된 현대모비스의 사무관리혁신 시스템. 업무지식을 자산화하고, 시스템을 기반으로 공유 및 협업이 가능하게끔 만든 핵심 업무시스템이죠. 현대모비스는 사전에 비슷한 프로젝트를 실시한 회사들의 샘플을 철저히 조사하여 치밀한 계획 끝에 이를 구축했답니다. 하지만 다른 회사들과는 확연한 차이가 있다는 점! 보통의 회사들이 보안의 관점으로 스마트 업무 시스템을 구현하는 것과 달리, 현대모비스는 공유와 협업의 관점을 잊지 않았죠.



사무관리혁신시스템, 세 가지를 기억하자!

‘쉽게’. 이 얼마나 매력적인 말인가요?
l ‘쉽게’. 이 얼마나 매력적인 말인가요?

사무관리혁신 프로젝트는 지식의 자산화, 공유 및 협업, Paperless의 세 가지로 그 목적을 나눌 수 있는데요. 그동안에는 문서를 자신의 PC에 저장했다면 이제는 MCloud(전자 문서관리 시스템)라는 중앙 시스템에 저장하여 어디서든 보고, 일을 할 수 있도록 했죠. 이를 통해 사내 구성원들의 PC 용량을 최소화시킬 수 있었답니다. 대용량 메일을 보낼 때는 MCloud에 올린 후 그 주소를 링크화 시키면 된다는 사실! 참 쉽죠?

또한, 사내 시스템에 저장된 문서를 쉽고 빠르게 검색해 공유 및 협업을 더욱 수월하게 할 수 있도록 했죠. 사내 그룹웨어(imobis)내에 통합 검색 서비스를 제공해 누구나 자신이 필요한 문서를 검색해서 찾아볼 수 있답니다. 이제 주간업무보고서를 만들 때 한 문서에 팀원들이 돌아가면서 자신의 업무 결과와 계획을 작성할 수 있게 됐습니다. 예전에는 사람들의 이야기를 듣고 한 사람이 작성하거나, 각자 작성을 했는데 말이죠.

Paperless는 ‘종이를 줄인다’는 뜻을 가지고 있습니다. 문서를 출력하여 결재받는 방식을 벗어나 전자 결재를 가능케 한 거죠. 출력, 인쇄 등의 과정도 생략함으로써 시간까지 줄일 수 있으니 이거야말로 일석이조 아닐까요? 뿐만 아니라 문서 유실을 방지하고 체계적으로 보고서를 관리할 수 있다는 장점이 있죠.



더 빠르게, 더 편리하게

안정화 과정을 거친 사무관리혁신시스템, 앞으로 계속 진화해나갈 거에요
l 안정화 과정을 거친 사무관리혁신시스템, 앞으로 계속 진화해나갈 거에요

새로운 시스템에 대한 직원들의 빠른 적응을 위해, 현대모비스는 팀별 파워유저를 선정했습니다. 5월부터 교육을 받고 6월부터는 미리 경험해 볼 수 있도록 했죠. 그렇게 해서 양성된 파워유저들은 각 팀의 관리자 역할을 담당하고 있답니다. 팀원들이 사무관리혁신 시스템에 대해 모르는 부분이나 궁금한 부분에 대해 물어보면 답변해주고 도와주는 역할이죠.

사무관리혁신 TF팀은 7월이 프로그램의 안정화 기간이었다면, 연말까지는 자동화와 편리성, 안정성을 갖추는 데 중점을 두고 개선 및 보완에 집중할 계획이라고 밝혔습니다. 시스템을 사용하면서 궁금한 점이나 개선해야 할 점이 있다면 그룹웨어의 헬프데스크에 의견을 올릴수도 있죠. 내년에는 해외법인까지 확대해서 적용할 예정인데요. 현대모비스 직원들이 보다 편리하고, 보다 빠르게 일할 수 있는 환경이 조성되길 기대해봅니다.



글. 편집실









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