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워크스마트 문화를 만들어가는
현대자동차그룹의 똑똑한 이야기2015/06/17by 현대자동차그룹

‘열심히’만 한다고 일이 되나요?
똑똑하게, 효율적으로 일하는 현대자동차그룹의 업무 습관!

업무에도 양보단 질이 중요한 시대, 현대자동차그룹의 워크스마트 문화를 소개합니다
l 업무에도 양보단 질이 중요한 시대, 현대자동차그룹의 워크스마트 문화를 소개합니다



일은 마냥 열심히만 한다고 능사가 아니고, 오랜 시간 일하는 게 반드시 좋은 결과로 이어지는 것도 아닙니다. 얼마나 똑똑하고 현명하게 일하는지가 중요할 터. 현대자동차그룹은 각 그룹사별로 업무 생산성을 향상하며 동시에 임직원들의 일과 삶의 균형을 맞출 수 있도록 스마트한 일하기를 실천 중입니다.



현대자동차그룹, 모두를 이어주는 스마트한 소통창구

현대자동차그룹의 글로벌 메신저는 다양한 계열사와 국가 간에도 원활한 의사소통을 가능하게 합니다
l 현대자동차그룹의 글로벌 메신저는 다양한 계열사와 국가 간에도 원활한 의사소통을 가능하게 합니다

현대자동차그룹은 워크스마트 활동의 일환으로 글로벌 메신저 시스템을 구축했습니다. 글로벌 메신저는 현대자동차그룹 내 다양한 소통 채널을 통합하고 정보 공유와 협업 체계를 강화하기 위한 종합 커뮤니케이션 시스템인데요. 분산된 글로벌 커뮤니케이션 인프라를 하나의 채널로 통합해 업무 생산성을 향상한 것이죠. 임직원들이 유용하게 활용할 수 있는 대화, 쪽지, 파일 전송, 다국어 지원 등의 표준 서비스 제공과 더불어 메신저와 이메일, 영상회의 등을 연동한 통합적인 커뮤니케이션 채널로 활용되고 있습니다.



현대자동차, 체계적인 워크스마트 문화

현대자동차는 문서 관리 혁신과 워크스마트 가이드라인을 수립해 불필요한 초과근무를 줄였습니다
l 현대자동차는 문서 관리 혁신과 워크스마트 가이드라인을 수립해 불필요한 초과근무를 줄였습니다

현대자동차는 ‘워크스마트(Work SMART)’를 체계적으로 추진하기 위해 직원들의 지식 및 역량, 기업문화와 마인드를 포괄하는 ‘People’과 회의, 문서작성, 보고, 결재, 업무지시, 협업의 5가지 일하는 방식의 ‘Work’, 워크스마트를 지원하는 ICT(정보통신기술), 공간, 제도 등의 ‘Infra’ 등 3가지 영역을 설정하고 관련 부서가 서로 협업해 확산될 수 있도록 유도하고 있는데요. 지난 2012년 문서관리 혁신을 통해 일하는 방식을 바꾸는 기초적인 인프라를 구축했고, 2013년에는 본격적으로 조직 구성원 간의 공감대 형성 및 일하는 방식의 변화를 선도하고자 가이드라인을 제시하고 주요 활동들을 전개했습니다.

또한, 2014년부터 올해까지 워크스마트 담당자인 스마트 에이전트를 통해 자발적 업무 개선, 일하는 공간의 재창조를 통한 근무환경 변화, 회의실 공용화 및 스마트데이 등의 캠페인을 진행 중입니다. 스마트데이는 그날의 워크스마트 가이드라인에 따라 근무 집중도와 효율을 높여 불필요한 초과근무를 지양하는 캠페인으로, 효율적 회의를 위한 실천 가이드라인을 수립해 이를 업무 활동에 실질적으로 적용할 수 있게 한 것입니다. 또한 현대자동차는 워크스마트 현황 및 추진 성과를 분석, 관리하기 위해 워크스마트 진단지수를 개발해 운영하고 있으며, 매년 정기적인 워크스마트 활동을 모니터링하고 있습니다.



기아자동차, 스마트하게 스텝 바이 스텝

기아자동차는 문서자산화 시스템과 사내 메신저를 활용해 ‘페이퍼리스’ 문화를 정립했습니다
l 기아자동차는 문서자산화 시스템과 사내 메신저를 활용해 ‘페이퍼리스’ 문화를 정립했습니다

기아자동차는 지난 2012년부터 보다 효율적이고 효과적으로 일하는 문화를 정착시키기 위한 ‘스마트워크 캠페인’을 실시하고 있습니다. 그동안 문서자산화 시스템과 사내 메신저를 활용한 화상회의 시스템 등 신규 업무 인프라를 구축했고, 회의는 간단히, 문서작성은 간소화하는 업무방식 개선을 추진했습니다. 또한, 2014년에는 문서자산화 시스템을 국내 3개 공장으로 확대하고, 스마트워크 진단지수를 도입해 임직원들의 만족도와 요구사항을 수렴해, 올해부터는 스마트워크 시즌2를 진행하고 있습니다.

이에 따라 2015년을 ‘Re:START’의 해로 선정, 4가지 전략과제를 추진 중인데요. 첫 번째는 결재권자의 의식 전환을 통해 서면보고를 지양하는 ‘페이퍼리스(Paperless) 문화’ 정립, 두 번째는 업무 집중 캠페인을 통한 효율적 시간 관리 문화 창출입니다. 세 번째는 임원 및 부서장을 대상으로 한 리더들의 집중 변화 관리를 통한 스마트워크 실천력 확보. 마지막으로 스마트워크 해외 법인 전파 및 법인 담당자 육성에 대한 계획입니다. 이 외에도 작년에 시범 형태로 구축한 개방형 사무실 ‘스마트오피스’도 더 많은 부문에 확대 적용할 계획입니다.



현대다이모스, 지속적인 캠페인을 통해 변화

현대다이모스는 영상회의 시스템으로 회의를 위한 이동시간을 줄여 업무 효율성을 높였습니다
l 현대다이모스는 영상회의 시스템으로 회의를 위한 이동시간을 줄여 업무 효율성을 높였습니다

현대다이모스는 지난 2013년부터 워크스마트를 위한 다양한 캠페인을 진행해왔습니다. 가장 먼저 시작한 것이 워크스마트를 위한 인프라 구축. 국내 사업장 간 거리 차로 발생하는 소통의 제약을 극복하고, 14개 해외사업장과 원활한 회의를 위해서 영상회의 시스템 확대 구축이 필요했습니다. 때문에 임원용 스마트PC 도입과 전 회의실 대상 영상회의 시스템을 마련했고, 그 결과 1시간 회의를 위해 소모되던 4시간의 이동시간을 줄여 집중근무가 가능해졌습니다. 또한, 관리자에 의해 운영되던 출입등록과 문서발송, 회의실 예약 등 모든 관리 시스템이 전산 구축돼 업무 편의성을 높였죠. 뿐만 아니라, 전자결재 활성화를 위한 캠페인을 진행해 많은 참여를 이끌어냈습니다.

처음엔 수기보고 후 전자결재를 하는 등 이중보고 비율이 높았지만, 지금은 이중보고 대신 전자결재만 하는 비율이 높아졌다고 하는데요. 실제로 캠페인 시작 단계인 2013년 1,373건에 비해 2014년 전자 결재 보고서 건수는 223% 증가한 4,438건으로 집계됐습니다. 그 결과 종이 사용률 또한 4분의 1이 감소했지요. 현대다이모스는 매주 수요일 정시 퇴근하는 ‘워크스마트 데이’, 보고, 결재 문화 개선 활동, 워크스마트 우수사례 공모전 실시 등 연중 캠페인 운영을 통해 워크스마트에 대한 임직원들의 관심도를 높이고 있습니다.



현대건설, 5대 실행안을 통한 새로운 바람

현대건설은 오후 6시 15분 ‘업무마감 스탠딩 미팅’으로 직원들의 퇴근 시간을 앞당겼습니다
l 현대건설은 오후 6시 15분 ‘업무마감 스탠딩 미팅’으로 직원들의 퇴근 시간을 앞당겼습니다

현대건설은 지난해 임직원을 대상으로 설문조사를 진행, 워크스마트에 대한 인식 및 개선사항을 측정했습니다. 이를 바탕으로 화면 보호기 등을 통한 전사 캠페인 및 직급별 특강을 진행하고, 본부별 개선과제를 선정해 본부 주도적으로 워크스마트를 추진하고 있는데요. 특히 올해는 비효율적인 업무방식을 개선하기 위한 현대건설 워크스마트 5대 실행안을 지난 3월부터 진행, 임직원의 큰 호응을 얻고 있습니다.

이번 실행안은 임직원의 요구와 불만사항을 모니터링해 도출한 것으로, 명확한 업무지시와 핵심 내용 보고를 위한 메모지 활용, 문서 간소화와 빠른 업무진행을 위한 전자결재 활성화, 효율적인 업무를 위한 집중 근무시간 운영, 회의시간을 줄이기 위한 진행가이드 운영, 습관성 야근 척결을 위한 ‘업무마감 스탠딩 미팅’ 운영 등 총 5개입니다. 특히, 지난 4월부터 진행 중인 업무마감 스탠딩 미팅의 경우, 오후 6시 15분 팀장이 팀원들과 하루 업무를 점검하는 간단한 회의를 열고 곧바로 직원들의 퇴근을 유도하는 형식으로 진행돼 야근 문화 개선에 상당한 효과를 가져왔습니다.



현대카드, 현대캐피탈, 현대라이프, 현대커머셜, 업무는 신속하게 낭비는 Zero

습관처럼 사용하는 PPT 보고를 자제하는 것만으로도 업무 절차가 훨씬 간단해집니다
l 습관처럼 사용하는 PPT 보고를 자제하는 것만으로도 업무 절차가 훨씬 간단해집니다

현대카드, 현대캐피탈, 현대라이프, 현대커머셜 4개사는 지난 3월 2일부터 ‘Quick Fix Work Style 개선’ 캠페인을 진행하고 있습니다. 이번 캠페인은 크게 네 가지 활동으로 요약됩니다. 첫 번째 ‘Zero PPT’는 과도한 PPT 사용을 자제하기 위한 것으로 이를 지키기 위한 내부 가이드를 마련했는데요. 보고를 PPT로 해야만 한다는 생각을 버리고, 이메일 보고는 첨부파일이 없도록 하며, 전화나 메신저, 구두 보고를 적극 활용하는 게 그 내용입니다.

두 번째는 ‘Focusing Time’으로 하루 30분, 업무에 집중하는 시간을 정해두고 전화, 메신저, 회의 등을 자제하는 것. 세 번째 ‘30min. Meeting’은 미팅 아젠다를 명확히 사전 공유하며, 30분 내 의사결정 및 다음 할 일까지 확정 짓도록 권장하는 것이죠. 네 번째 ‘Zero A4’는 앞의 세 가지 활동들을 통해 과도한 문서 출력을 예방합니다. 특히 보안을 위해서도 자제하는 게 핵심. 이 캠페인은 4개사가 동시에 추진, 시너지를 일으키고 있습니다.



글. 모터스라인 편집팀









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