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현대모비스 사무관리혁신 시스템
공유와 협업의 업무 문화를 만들다2015/12/15by 현대모비스

문서 관리를 넘어, 전략적인 정보 활용과 효율적인 업무 환경 구축까지
사무관리혁신 시스템 정착으로 달라진 현대모비스의 업무 문화를 소개합니다

현대모비스와 Mcloud의 만남, 어떤 것들이 바뀌었을까요?
l 현대모비스와 Mcloud의 만남, 어떤 것들이 바뀌었을까요?



현대모비스 직원들의 컴퓨터에는 업무 관련 문서가 하나도 없다? 지난 7월 1일 도입된 사무관리혁신 시스템이 현대모비스의 업무 문화를 바꾸고 있습니다. 모두가 원하는 더 쉽고, 빠르고, 스마트한 업무환경에 대해 좀 더 자세히 알아봅니다.



속전속결, 효율적인 업무환경을 만들다

현대모비스가 업무 효율화를 위해 문서를 중앙화하는 클라우드 시스템을 도입했습니다
l 현대모비스가 업무 효율화를 위해 문서를 중앙화하는 클라우드 시스템을 도입했습니다

공유와 협업, 중복 업무 최소화, Paperless. 현대모비스는 사무관리혁신 시스템을 통해 효율적인 업무의 필수 요소를 모두 잡았습니다. 이 시스템의 핵심은 MCloud(전자 문서관리 시스템)입니다. 이제 직원들은 PC에 문서를 저장하는 대신, MCloud에 문서를 저장합니다. 문서를 작성한 사람의 접근 권한과 보안 설정에 맞게 문서 열람, 편집, 결재 등 모든 것이 속전속결로 이뤄지죠.

특히 사무관리혁신을 통해 크게 달라진 점은 Office 결재입니다. 이전의 ‘보고서 작성-서면보고-기안문-전자결재’ 과정이 ‘보고서 작성-결재선 지정’으로 확 줄어들었습니다. 대면보고가 필요할 경우, 자리에서 MCloud 내의 문서를 열어 즉석에서 화면을 통해 내용 수정과 편집이 가능해 업무 효율성이 향상되었습니다. 중복 업무가 최소화되고, Paperless가 이뤄진 것입니다. 또한, 리드타임 모니터링을 이용해 당일 접수된 문서는 당일 처리할 수 있도록 권장하고 있어 팀 간 협업도 한결 쉬워졌습니다.



함께 완성하는 사무관리혁신 시스템

현대모비스는 MCloud의 성공적인 도입을 위해 직원들과 활발히 소통하고 있습니다
l 현대모비스는 MCloud의 성공적인 도입을 위해 직원들과 활발히 소통하고 있습니다

현대모비스 사무관리혁신 시스템의 포인트는 공유와 협업입니다. 우선 문서 중앙화를 위한 PC문서 ZERO화가 선결과제였는데요. 시스템 오픈 전인 6월부터 준비된 이 작업은 8, 9월에 이르러 완료됐습니다. MCloud에 모든 문서를 업로드하고, 각 폴더에 자료를 선별하고, 보안 등급을 맞추는 등 전 직원의 적극적인 동참으로 이뤄낸 결과였죠.

다음 단계는 MCloud의 도입으로 인해 생긴 혼선을 해결하는 것이었습니다. 미리 선정된 파워유저 약 344명이 각자의 팀에서 사용을 도왔고, 간담회를 통해 문제를 풀어나갔습니다. 최초의 간담회는 연구개발본부에서 이뤄졌습니다. 연구개발본부는 자체적으로 11차례의 조직별 설명회를 열었고, 그때마다 사무관리혁신팀에서 개발자를 포함한 팀원들이 나서서 설명회를 지원했죠. 적극적인 제안 검토를 통해 연구소 프로젝트관리시스템을 개선한 결과, 시스템 업로드 절차를 4단계에서 3단계로 간소화하는 성과를 얻었답니다.



정보 공유로 형성하는 열린 업무 문화

사무관리혁신을 통해 팀, 본부, 회사 전체가 함께 전략적으로 정보를 활용하게 됩니다
l 사무관리혁신을 통해 팀, 본부, 회사 전체가 함께 전략적으로 정보를 활용하게 됩니다

사무관리혁신은 단순 시스템 도입이 아닌, 업무 문화를 바꾸기 위한 일입니다. 현대모비스 직원 모두가 마음을 합쳐 함께 문제를 해결하기 위함이죠. 이전에는 개인 PC에 정보가 흩어져 있어 공유와 협업이 활발하게 이루어지지 않았던 폐쇄적인 업무방식이었다면, 이제는 달라졌습니다. 사무관리혁신을 통해 문서가 중앙화되고, 여러 팀과 본부가 정보를 공유하고 협업합니다. 회사 전체가 함께 더 큰 시각에서 전략적으로 정보를 활용할 수 있게 된 것입니다.

사무혁신 프로그램은 연말까지 자동화와 편리성, 안정성을 갖추는 데 중점을 두고 개선 및 보완에 집중할 계획입니다. 내년 해외법인 시스템 구축을 위해 연말까지 해외법인별로 사전 조사를 할 예정이죠. 해외법인에 필요한 특성을 살려 현지 직원도 불편 없이 정보를 공유할 수 있도록 하고, 국내와 같이 파워유저를 중심으로 한 변화 관리 교육도 꾸준히 이어갈 것입니다.



글. 편집실
사진. 이승우 편집실









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